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Participar en un evento comercial, feria, expo de envergadura, siempre es interesante para las empresas relacionadas con ese mercado: descubrir las tendencias, asomarse a la última tecnología, y hacer contactos. Es una gran oportunidad: Cientos de posibles clientes, proveedores o intermediarios en un solo sitio, interesados en los mismos temas, y dispuestos a intercambiar folletos, información y tarjetas. Suena bien y es parte de la propuesta de valor de los organizadores.

La verdad es que, desde el punto de vista comercial, atender a uno de estos eventos sin un plan y un objetivo concretos es un desperdicio de oportunidades. Sería también un desperdicio de tiempo si no fuera por algunas de las conferencias, la comida, y el interés turístico de la ciudad en cuestión.

Participar en un evento para vender nuestros productos o servicios es un Proyecto. Es decir, tiene un objetivo concreto, un proceso concreto y un inicio y un término para secuencia de tareas. Incluye recursos definidos, en cuanto a dinero y tiempo, por ejemplo. Y lo más importante, implica actividades antes, durante y después del evento.

Es un proceso de ventas. En muchas conversaciones he escuchado la opinión de que en los eventos no se cierran negocios. Mi experiencia indica que cerrar un negocio en una sola –primera- conversación, sin la oportunidad de intercambiar toda la información relevante, y rodeados de distracciones tiene pocas probabilidades de cerrar un trato a corto plazo.

Más bajas aún si la conversación la desperdiciamos en presentar atropelladamente las maravillas de nuestra empresa sin saber si esto es relevante para nuestro interlocutor. Cuánto tiempo se pierde haciendo presentaciones a la persona equivocada.

Cuánto tiempo se pierde buscando a la persona adecuada: una sala llena de stands, de gente, de ruido, tratamos de aguzar el oído, sacar las antenas para escuchar nombres y trozos de conversaciones. ¡Le encontramos! Nos dirigimos al “prospecto”, esperamos no interrumpir, y nos lanzamos a presentar calmada-atropelladamente las maravillas de nuestra empresa.

Volvemos a casa con un montón de tarjetas de visita. No recordamos la mitad de las conversaciones, con lo que es aventurado hacer un seguimiento coherente. Para ir “sobre seguro” preparamos una nueva presentación –digamos una hoja y media- y comenzamos el envío por e-mail.

Claro, después de días fuera de la oficina el trabajo se ha acumulado, y quizá la mitad de las tarjetas-prospectos no recibirán nuestra presentación, no recibirán nada.

Si bien esto puede parecer grave, en realidad no lo es tanto: de las personas que reciban nuestra presentación, descontando el porcentaje de mensajes rechazados por los servidores, o enviados al correo no deseado, el porcentaje que se quedará sin leer (claro, nuestro prospecto también estuvo días fuera de la oficina), el porcentaje que se leerá pero no se responderá, nos queda un pequeño porcentaje de prospectos con quienes valdría la pena seguir la comunicación. ¿¿Pero quiénes son?? ¿Haremos un segundo mensaje a toda la lista? ¿Y si no leen el mensaje? Lo mejor será dejar las cosas como están. Con la de trabajo que tenemos. Seguiremos la comunicación con dos o tres “buenos contactos”.

El año que viene estaremos allí de nuevo. Hay que estar allí por cuestión de presencia. Negocio CERO, Horas utilizadas X, recursos utilizados Y.